Sistema de Control Documental - Automatización de Onboarding y Expedientes

Descripción general

Este sistema automatiza el proceso de onboarding documental de empleados utilizando:

• Telegram como canal de comunicación con el empleado.
• n8n como orquestador de flujos de trabajo.
• Gemini AI para validar documentos y verificar identidad.
• PostgreSQL (Neon) como base de datos transaccional y de logs.
• NextCloud / SharePoint como repositorio de expedientes versionados.
• Google Sheets como dashboard de gestión para RH.

El flujo comienza con una invitación por correo electrónico, continúa con la vinculación de Telegram, la validación de documentos (PDF o imágenes) mediante IA, el almacenamiento versionado y el seguimiento de pendientes.

Arquitectura de flujos (workflows)

Workflow ID	Nombre	Función
RH_00	Envío de invitaciones	Envía correos con token único a empleados sin Telegram vinculado.
RH_01	Identidad y clasificador	Recibe mensajes de Telegram, identifica al usuario (empleado o admin), clasifica el tipo de entrada y enruta al subflujo adecuado.
RH_02	Validador documental	Valida el tipo MIME, usa IA para clasificar y verificar el documento (INE, CURP, RFC, selfie, etc.) y llama al motor de versionado.
RH_03	Motor de versionado	Genera nombre de archivo, versión, crea carpetas y sube el documento a NextCloud, registrando en BD.
RH_05	Seguimiento de pendientes	Ejecución programada diaria que recuerda a los empleados los documentos faltantes.
RH_06	Sincronización dashboard	Actualiza cada 30 min un Google Sheet con el progreso documental de cada empleado.

Flujo principal (paso a paso)

1. Invitación

   • RH ejecuta manualmente el flujo RH_00.
   • Se consultan empleados activos sin telegram_chat_id.
   • Se envía un correo HTML con un botón que contiene un token único (https://t.me/GigaITBot?start=token).

2. Vinculación

   • El empleado hace clic en el enlace y abre el bot de Telegram.
   • El flujo RH_01 recibe el comando /start token, busca al empleado por token y actualiza su telegram_chat_id.

3. Bienvenida y envío de documentos

   • El bot saluda al empleado y le solicita los documentos requeridos (CURP, INE, RFC, acta de nacimiento, comprobante de domicilio, selfie).
   • El empleado puede enviar PDF o foto.

4. Validación por IA

   • El flujo RH_02 clasifica el tipo de documento mediante Gemini AI.
   • Valida coincidencia del nombre (90% o más) en documentos de identidad.
   • Para selfies, verifica que haya un rostro claro, de frente, sin obstrucciones (gafas de sol, gorras) y sin sesgos de género.
   • Retorna si el documento es válido o no, con el motivo.

5. Almacenamiento versionado

   • Si es válido, RH_03 calcula la siguiente versión (V1, V2…).
   • Construye el nombre según el patrón: TIPO_DOCUMENTO_MMYY_V{n}.ext.
   • Crea la carpeta RH/Expedientes/EMP_{employee_id} en NextCloud.
   • Sube el archivo y registra en la tabla employee_documents.
   • Notifica al empleado por Telegram el éxito o el error.

6. Seguimiento automático

   • Cada día hábil a las 9:00 AM, el flujo RH_05 busca empleados con documentos faltantes (según catálogo de documentos requeridos) y les envía un recordatorio con la lista de pendientes.

7. Dashboard para RH

   • Cada 30 minutos, el flujo RH_06 consulta el estado de todos los empleados (progreso, documentos faltantes, última actividad) y actualiza un Google Sheets que sirve como tablero de control.

Esquema de base de datos (principales tablas)

• employees
  id, employee_id, full_name, email, auth_token (UUID), telegram_chat_id, is_admin, status (NUEVO_INGRESO/ACTIVO/OBSOLETO), is_active, last_update.

• employee_documents
  employee_internal_id, document_type, version, storage_path, upload_date, validated (boolean).

• document_catalog
  code (ej: INE, CURP, RFC), name, allowed_mimetypes, required (boolean).

• system_logs
  telegram_chat_id, action, description, created_at.

• system_settings
  key, value (ej: BASE_URL para enlace a expediente digital).

Requisitos técnicos

• n8n (versión recomendada: 1.0+)
• Credenciales configuradas en n8n:
  • neon-cd-n8n (PostgreSQL)
  • Telegram-GigaITBot (bot de Telegram)
  • Google_Gemini_Api_gigait (API de Gemini)
  • NextCloud account (WebDAV/NextCloud)
  • SMTP account (para envío de correos)
  • Google_Sheets_* (OAuth2 para Google Sheets)
• Tablas de base de datos creadas según el esquema.
• El bot de Telegram debe estar registrado y el webhook configurado en n8n.
• Los flujos deben importarse en n8n y activarse (pasar active a true).

Configuración rápida

1. Importar los flujos JSON en n8n.
2. Ajustar las credenciales con las tuyas.
3. Verificar que los IDs de los workflows en nodos Execute Workflow sean correctos (RH_01 llama a RH_02 y RH_03).
4. Configurar el webhook de Telegram en el nodo Telegram Trigger de RH_01.
5. Activar los flujos (cambiar active: false a true en cada JSON o desde la UI de n8n).
6. Ejecutar manualmente RH_00 para enviar las primeras invitaciones.

Notas importantes

• Los documentos selfie tienen reglas especiales de validación: se permite lentes oftálmicos, pero no lentes de sol, gorros o máscaras. No se emiten juicios de género.
• Las versiones se calculan por tipo de documento; si un empleado sube dos INE distintas, se incrementa la versión.
• Los documentos caducan simbólicamente después de 6 meses, cambiando el estado del empleado a OBSOLETO.
• El dashboard en Google Sheets se actualiza automáticamente y se puede compartir con el equipo de RH.

Mantenimiento y logs

Todos los eventos importantes quedan registrados en la tabla system_logs con acción, descripción y timestamp. Puedes consultarlos desde el bot de Telegram si eres administrador (menú “Consultar Logs”).

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Desarrollado con n8n, Gemini AI, y mucho café ☕